Für die Übergabe der Patientenkartei hat sich das sogenannte Zwei-Schrank-Modell etabliert, weil die vorherige Einwilligung aller Patientinnen und Patienten kaum praktikabel ist. Die Altakten werden gesondert verwahrt; die Nachfolge erhält zwar Zugang, verpflichtet sich aber, auf eine Altakte nur mit Einwilligung der betroffenen Person zuzugreifen.

Liegt die Einwilligung vor – häufig bei erneuter Behandlung – darf die Akte in den regulären Bestand überführt werden und steht dann für den Praxisbetrieb zur Verfügung. Für digital geführte Akten ist sinngemäß zu verfahren: Altbestände werden gesperrt und besonders geschützt.

Die Berufsordnung verpflichtet zur geschützten Verwahrung übernommener Unterlagen und verweist auf die Empfehlungen der Ärztekammer. Maßgeblich sind der Einzelfall, die DSGVO und die Vorgaben der zuständigen Stellen.